Adobe  Document Cloud è la nuova modalità per gestire i documenti importanti a casa, in ufficio e su differenti dispositivi mobili; risolve i problemi di spreco e inefficienza associati ai processi legati ai documenti cartacei. Realizzata dall’inventore dello standard per documenti PDF, Adobe Document Cloud è stata ideata a seguito del successo di Creative e Marketing Cloud, soluzioni che stanno rivoluzionando il mondo della creatività e del marketing. Al centro di Document Cloud, il nuovissimo Adobe Acrobat DC, che favorirà l’uso della firma elettronica, offrendola come funzione gratuita integrata nella soluzione.

Adobe Document Cloud include una serie di servizi integrati che sfruttano un unico profilo online e un hub personale per i documenti. Si potrà così creare, modificare, approvare, firmare e tenere traccia dei documenti sia su desktop sia sui dispositivi mobili. Acrobat DC, con interfaccia utente touch, sarà disponibile sia su abbonamento sia in licenza perpetua.

«Privati e imprese devono fare i conti con sistemi per la gestione documentale lenti, inefficienti e frammentati. Se la maggior parte dei contenuti – libri, film, musica – sono già passati con successo al formato digitale, i documenti e i processi a loro legati non ancora, e tutto questo deve cambiare» ha affermato Bryan Lamkin, Senior Vice President, Technology and Corporate Development, Adobe. «Adobe Document Cloud rivoluzionerà e semplificherà il modo di lavorare con documenti importanti.»

Uno studio di Adobe intitolato Paper Jam: Why Documents are Dragging Us Down ha dimostrato come processi di business datati e modalità di lavorare con i documenti superate influiscano sulla produttività, l’efficienza e la soddisfazione dei lavoratori. In base ai risultati, l’83% dei professionisti pensa che il successo e la produttività nel lavoro siano ostacolati da modi datati di lavorare con i documenti, mentre il 61% ha affermato che cambierebbe lavoro per il solo vantaggio di ridurre la quantità di documenti cartacei e incombenze amministrative. È un problema che le imprese non si possono più permettere d’ignorare.

Adobe Document Cloud comprende:

• Il nuovo Acrobat DC che, grazie a un’interfaccia touch intuitiva, offre nuove funzioni per lavorare ovunque ci si trovi. Il nuovo Tool Center assicura un accesso semplice e rapido agli strumenti più utilizzati e Acrobat DC fa leva sulle funzionalità di Photoshop per convertire qualsiasi documento cartaceo in un file digitale modificabile che può essere inviato per la firma.

• Firma elettronica ovunque per tutti. I Servizi eSign (in passato Adobe EchoSign) saranno compresi in ogni abbonamento ad Acrobat DC, che fa parte sia di Document Cloud sia di Adobe Creative Cloud. Oggi è possibile inviare e firmare per via telematica qualsiasi documento su qualsiasi dispositivo. La nuova funzione Fill & Sign permette di firmare qualsiasi documento in modo semplice e veloce, offrendo inoltre la funzione di autocompilazione intelligente.

• Il nuovo Mobile Link e le nuove app mobili. Il nuovo Mobile Link consente di accedere al proprio lavoro in qualunque momento sia su desktop sia sui dispositivi mobili senza soluzione di continuità, mettendo a disposizione i propri file, le impostazioni e le firme. Grazie a due nuove app mobile, Adobe Acrobat Mobile e Fill & Sign DC, è possibile creare, modificare, commentare e firmare documenti direttamente sui propri smartphone o tablet. È possibile inoltre utilizzare la fotocamera del proprio dispositivo mobile come scanner portatile per convertire con facilità qualsiasi documento cartaceo in un file digitale, modificabile e che può essere inviato e formato.

• Gestione e controllo dei document. Servizi come Adobe Send & Track permettono di gestire, controllare e tenere traccia dei documenti. Attraverso un sistema di tracciabilità intelligente, è possibile determinare in quale fase del processo sono i documenti e avere visibilità di quando sono stati aperti, modificati e da chi. Le funzionalità di controllo aiutano inoltre a proteggere i dati sensibili, sia all’interno sia all’esterno del firewall, per uso aziendale o personale.

Integrazione con Adobe Creative Cloud e Marketing Cloud

Acrobat è stato fondamentale per il successo di Adobe Creative Cloud, consentendo di realizzare modelli creativi, marcature e risposte, supporto pre-stampa e molto altro. Adobe Document Cloud estenderà ulteriormente questo tipo di utilizzo e consentirà ai creativi di lavorare con file PDF ovunque, integrando le funzioni di firma elettronica e la possibilità di sincronizzazione con Creative Cloud. Gli utenti di Adobe Creative Cloud potranno accedere a Document Cloud via Acrobat DC, che sarà compreso nell’abbonamento a Creative Cloud.

Oggi il servizio e-Sign di Adobe Document Cloud si integra con gli Adobe Experience Manager Forms per offrire un’esperienza senza soluzione di continuità su Web e siti mobili. In futuro, Adobe integrerà le componenti chiave di Adobe Marketing Cloud per aiutare le imprese a testare, misurare e gestire i documenti, assicurando la stessa visibilità sull’uso e le interazioni con i documenti già offerta dagli strumenti di digital marketing esistenti

Document Cloud for the Enterprise

Secondo una recente indagine di IDC, una gestione documentale sconnessa è molto frequente e influisce negativamente su tutti gli aspetti del business. Più dell’80% del lavoro sui documenti avviene per via non digitale e spesso il documento stesso passa più volte dalla carta al digitale e viceversa, soprattutto quando deve essere firmato. Ogni volta che succede, è una perdita di tempo prezioso. Inoltre i lavoratori dedicano più di un terzo del loro tempo a procedure amministrative anziché alle attività core del loro business.

«Dal nostro studio emerge come enti di ogni genere soffrano di quello che definiamo ‘document disconnect’» afferma Melissa Webster, Program Vice President, Content and Digital Media Technologies, IDC. «Un fenomeno che interessa imprese a livello globale, di ogni dimensione in tutti i settori, determinando ritardi ed errori in tutte le funzioni aziendali fondamentali, come vendite e quotazioni, approvvigionamento, assunzioni e inserimento delle risorse. Pone inoltre un grave ostacolo al business che – secondo gli intervistati – influisce negativamente su ricavi, compliance, costi, produttività e customer experience.»

Document Cloud for enterprise risolve questo problema fornendo ai singoli uffici e alle organizzazioni intere servizi quali per esempio la firma elettronica, che rendono più veloce ed efficiente l’elaborazione dei documenti in azienda, sia al proprio interno sia all’esterno. Consente inoltre alle imprese di gestire in maniera centralizzata gli account utente e le licenze Document Cloud e Creative Cloud con un sistema di single sign-on (SSO) nell’Adobe Enterprise Dashboard.

Dall’indagine IDC emerge come, secondo le stime dei responsabili aziendali, i potenziali benefici ottenibili da una risoluzione del fenomeno del ‘document disconnect’ possano aumentare i ricavi del 36%, ridurre i costi del 30% e diminuire i rischi legati alla compliance del 23%. Rappresenta dunque un’opportunità che ogni azienda dovrebbe cogliere.

Prezzi e disponibilità

Adobe Document Cloud e Acrobat DC sono disponibili subito. L’abbonamento ad Acrobat Document Cloud include i servizi di Adobe Document Cloud. Gli abbonati ad Adobe Creative Cloud avranno ora accesso anche a Document Cloud attraverso Acrobat DC Pro. Acrobat DC è disponibile anche con licenza perpetua presso i rivenditori autorizzati Adobe e onlinee in versione trial per 30 giorni.