È un dato di fatto: esiste un’oggettiva difficoltà a preventivare un prodotto multicanale. A differenza del progetto pensato solo per la stampa, nel progetto di comunicazione multicanale ci sono nuovi elementi importanti da considerare, come
-la creatività coinvolge attività e competenze che il grafico non ha acquisito durante i canonici percorsi didattici;
-il committente spesso non ha le idee chiare sugli obiettivi che vuole raggiungere, né sugli asset da fornire e le tecnologie da utilizzare per diffondere il suo messaggio;
-le competenze per una sola persona sono troppe e per questo è richiesto un lavoro di team dove i professionisti non sono tutti interni all’azienda.
Il grafico deve progettare non solo considerando i migliori risultati estetici, ma deve rendere facile la consultazione allo scopo di una migliore comprensione e fruibilità in quanto i progetti multicanale si possono consultare sia online, sia offline, utilizzando in base al momento, alle differenti necessità e allo strumento disponibile dall’utente (personal computer, tablet, smartphone ecc.), in modo che non abbia problemi (o almeno siano contenuti) di leggibilità, di visualizzazione dei filmati, animazioni ecc., a causa dei differenti dispositivi e anche dei diversi sistemi operativi (iOS, Android, Windows).
Un percorso a step
Pianificare fasi e relative tempistiche e di conseguenza i costi, reperire o creare gli asset necessari, realizzare la app editoriale è un percorso che si snoda su alcune fasi principali a carico di diverse figure aziendali.
Commerciale: vendere con competenza
Capire le esigenze del cliente, trasferirle al team, impostare non solo una proposta commerciale sintetica, ma un dettagliato capitolato che include le funzionalità richieste, i tempi di consegna e gli step per la valutazione sullo stato di avanzamento del lavoro. Un dettagliato progetto che comporta del tempo di analisi, ma serve allo scopo di cautelarsi, evitando malintesi, perdite di tempo, rifacimenti e contestazioni.
Preventivo: quotare il progetto
Conoscendo le richieste del cliente il preventivista, che deve lavorare a stretto contatto con i tecnici, interni o esterni, costruisce una quotazione economica. Questa è una fase molto delicata poiché richiede forti competenze e una «squadra affiatata» su cui contare. È molto difficile che tutte le competenze richieste per lo sviluppo di una app editoriale siano interne all’azienda; strategico quindi poter contare su fornitori esterni che integrino le loro competenze e il loro lavoro con i tecnici dell’azienda. Le caratteristiche che il fornitore, ma sarebbe meglio definirlo «partner», deve avere sono molte: accanto a quelle tecniche, peraltro scontate, è necessario essere certi che vengano rispettati i tempi di consegna previsti poiché se il progetto è un puzzle di elementi, fondamentale è che tutto prenda forma secondo quanto stabilito. Altra caratteristica importante è la flessibilità, in termini di adattamento alle modifiche in corso d’opera; raramente la fase di realizzazione di una app «fila liscia» poiché molti sono le variabili coinvolte. Basti pensare ai tempi di pubblicazione sui mercati, decisi da chi li possiede, come Apple e Google, oppure ai test di usabilità che possono comportare significative modifiche all’interfaccia utente. Una voce importante nel preventivo è considerare il metodo di distribuzione della app, che presenta costi non trascurabili soprattutto a fronte di edicole. Va fatto capire al cliente che tali costi fanno parte del progetto e si aggiungono a quelli stabiliti per la preparazione e per la produzione del progetto multicanale.
Pianificazione: chi fa cosa
La pianificazione di una app dovrebbe essere affrontata con le tecniche tipiche della gestione dei progetti. Strumenti come WBS (Work Breakdown Structure) e Gantt sono la risposta all’esigenza di evitare, per quanto possibile, sorprese dal punto di vista economico e di rispetto dei tempi di consegna. Dopo l’individuazione delle operazioni inerenti al progetto, le varie fasi produttive, si procede con la stesura dei tempi richiesti per lo sviluppo stendendoli sull’asse temporale, assegnando ciascuna unità al singolo professionista o al gruppo di persone coinvolte.
Realizzazione ovvero… E ora si crea
Questa fase risulterà più controllabile se preceduta da WBS e Gantt. Durante tutto il periodo di sviluppo del progetto, con l’analisi già predisposta, sarà possibile monitorare l’andamento effettuando anche delle consuntivazioni intermedie. Solo in questo modo, eventualmente, si aggiusta il «tiro» e si evitano sorprese alla conclusione del lavoro, evitando dei ritardi imprevisti.
Con questo tipo di approccio è possibile riuscire a individuare i costi e tenerli sotto controllo al fine di guadagnare con il digital publishing.
Tips&tricks per un’organizzazione efficiente
Coinvolgere le persone più «flessibili», allo scopo di trovarsi pronti in qualsiasi momento a modificare le funzionalità estetiche e tecniche del progetto in seguito alla richiesta del committente o all’esigenza interna al team di produzione determinata da eventuali cambiamenti di gestione, da modifiche delle strategie di comunicazione, ma anche dal gusto o dal «capriccio» del cliente.
Interazione, cambio delle persone. Nel limite del possibile, serve l’interazione e rotazione dei tecnici su alcune fasi operative e creative, allo scopo di evitare di trovarsi spiazzati e scoperti in assenza del singolo operatore che ha le conoscenza specifiche (esclusive) in un determinato campo.
Qualità, coinvolgimento dei referenti. Coinvolgimento attivo del capo o dei capi progetto che sono stati individuati per le singole aree, in modo che siano stabilite e costantemente verificate solo con lui o con loro e non con tutti gli operatori, le giuste priorità in quanto non sempre si opera su un solo progetto ma anche su altri progetti, verificando se sono stati attuati i criteri adeguati al completamento e al buon esito del lavoro.
Rischio, il cliente costantemente aggiornato. Se non si conoscono bene le attese che ha il cliente in merito al progetto commissionato, è meglio non deludere le sue aspettative che potrebbero causare dei problemi. Allo scopo di ridurre il rischio di rifare il progetto o parti di esso, originato in seguito a una definizione non corretta o a una errata interpretazione del capitolato di fornitura, ecc., il cliente va periodicamente informato e coinvolto sullo stato di avanzamento dei lavori, fissando degli step, e mostrandogli i risultati ottenuti fino a un determinato periodo o a una fase di progetto precedentemente pianificata.
Siti web sull’argomento
- http://howmuchtomakeanapp.com
- http://www.mequoda.com/articles/digital-magazine-publishing/calculating-digital-magazine-costs/?mqsc=D3828500&utm_source=WhatCountsEmail&utm_medium=Mequoda+Mequoda%20Daily+Mequoda%20Daily&utm_campaign=2%20Tues%20Mag%20-%2020160308
- http://www.hostingtalk.it/riorganizzare-lazienda-e-i-progetti-con-la-metodologia-agile-il-caso-di-register-it_-c0000051y/
WBS e Gantt
