Gestione dei file: gli operatori devono imparare a tenere in considerazione tutto il processo di lavoro.
La gestione dei file è il punto iniziale dei flussi di lavoro di ogni azienda di stampa e riveste un’importanza notevole poiché ogni rallentamento o errore si ripercuote a catena su tutte le fasi successive, generando rallentamenti produttivi e rifacimenti.
Sono tanti gli elementi che avrebbero dovuto portare beneficio al settore rendendo più fluido lo scambio dei file; tra questi la diffusione di comandi interni ai software in grado di eseguire i controlli sui file, l’evoluzione continua dei workflow di prestampa che si sono arricchiti nel corso degli anni di funzioni sempre più sofisticate e l’incessante lavoro delle associazioni tecniche impegnate a diffondere cultura tecnica. Tuttavia, così non è stato, e lo constatiamo con dispiacere.
È sempre più evidente che insieme a un deciso miglioramento in termini di strumenti software non c’è stata una crescita culturale da parte di chi i file li crea e li invia alle aziende di stampa.
Dalle nostre interviste con operatori del settore è emerso in modo chiaro come i problemi che caratterizzano i file forniti allo stampatore siano sempre gli stessi di 10 anni fa e dimostrano come sia ancora scarsa l’attenzione prestata a una delle fasi più importanti del flusso di produzione dello stampato. Per chi vive immerso nel mondo della prestampa questa situazione ha dell’incredibile; perché è evidente che ogni problema tecnico presente in un file può generare un serie di inefficienze che causano danni economici alle volte molto rilevanti.
Alcune precisazioni importanti
Quando si parla di problemi dei file bisogna sempre stare attenti a fare una distinzione tra problemi tecnici presenti nel file e in grado di compromettere il risultato in stampa e problemi legati alla capacità elaborativa dei RIP a cui è demandata l’interpretazione finale del file prima dell’invio alla macchina da stampa. Mentre la prima categoria di problemi è responsabilità di chi crea il file, la seconda è di pertinenza dello stampatore che, in alcuni casi, potrebbe avere difficoltà a gestire file corretti tecnicamente per la presenza di particolari effetti grafici, come la trasparenza, che possono generare risultati errati dopo la loro completa interpretazione. Oltre a questo, c’è un’altra variabile che aumenta la difficoltà nella gestione corretta dei file. Sono i software che normalmente vengono usati per vedere a video i file. Poiché il formato più diffuso per lo scambio dei file tra clienti e stampatore è il PDF, i programmi più utilizzati sono Acrobat e altri visualizzatori come ad esempio in ambito Mac, Anteprima. Se non opportunamente impostati a livello di preferenze, i programmi visualizzano a monitor risultati diversi a fronte dello stesso file. Questo avviene ad esempio per gli elementi posti in sovrastampa, attributo che può essere assegnato a ogni elemento presente in un file, e che per essere reso in modo corretto a video deve essere elaborato dal programma.
Gli errori più comuni
Fatta chiarezza sui vari elementi che potrebbero compromettere un output corretto dei file, passiamo ad analizzare gli errori più comuni che ancora oggi affliggono il settore grafico.
Come evidenziato dai sondaggi che ciclicamente le associazioni tecniche e le software house eseguono intervistando gli stampatori si può notare, confrontando i risultati con quelli degli anni passati, come la situazione non sia cambiata. A distanza di 10 anni la classifica presenta ancora gli stessi errori, con l’aggravante che nel frattempo i programmi sono migliorati mettendo a disposizione una serie di strumenti specifici per intercettare e prevenire gli errori, strumenti che in genere sono semplici da usare e dal costo accessibile.
Analizzando in modo più preciso l’elenco degli errori
• Immagini in bassa risoluzione
• Elementi RGB senza profilo ICC
• Abbondanza mancante o errata
• Profili ICC errati
• Errori di sovrastampa (bianchi)
• Presenza di tinte piatte non previste
• Colore registro (nero fatto con CMYK) usato in modo errato
• Copertura inchiostro elevata
• Font corrotte
• Font non incorporati
si rileva come alcuni di essi siano imputabili essenzialmente a una mancanza di cultura grafica. Non definire l’abbondanza in un file, usare il colore di registro per i testi o porre i bianchi in sovrastampa su fondini colorati sono errori che un tecnico non dovrebbe mai commettere. Inoltre, mentre alcuni errori i software di controllo (preflight) sono in grado di eseguire delle correzioni, come ad esempio cambiare l’attributo dei testi bianchi da sovrastampa a foratura oppure cambiare il colore registro in K=100, altri come l’abbondanza mancante richiedono quasi sempre importanti interventi manuali se non addirittura il rinvio del file da parte del cliente.
Anche sul fronte della gestione del colore persistono diverse problematiche soprattutto legate alla presenza di immagini RGB. C’è da dire che ormai tutti i workflow di prestampa sono in grado di gestire in modo adeguato le conversioni colore da RGB a CMYK, ma questo richiede che gli elementi che saranno da convertire abbiamo associato un profilo ICC. Ed è proprio questo a rappresentare l’anello debole della catena: la mancanza di informazioni coloreche, come affermano tutte le note tecniche, devono sempre essere presenti al fine di rendere possibile conversioni colore consistenti con l’output previsto. A complicare la situazione ci sono i nuovi standard FOGRA51 e FOGRA52, nuovi per modo di dire visto che sono stati rilasciati nel 2015, che dovrebbero sostituire rispettivamente i vecchi FOGRA39 e FOGRA47. È vero che i programmi dell’Adobe Creative Cloud non hanno ancora adottato i nuovi profili, ma in alcuni Paesi, come quelli del Nord Europa e la Germania, sono comunque diffusi e per questo può succedere di ricevere file impostati secondo gli standard più recenti. Per uno stampatore diventa quindi fondamentale intercettare preventivamente queste informazioni per evitare di andare in stampa su una macchina calibrata in FOGRA39 con un file realizzato in FOGRA51, senza aver prima attuato un passaggio in un programma di repurposing adeguato.
Una nota positiva, riguarda invece i font. È noto che in un file PDF i font debbano essere incorporati; questo per anni è stata una spina nel fianco degli stampatori. Oggi, pur rimanendo ancora un problema, soprattutto per quanto riguarda alcune categorie di file come quelli delle pubblicità che affollano le riviste, la situazione è migliorata. Alcuni software, come ad esempio InDesign, non consentono di generare PDF senza font incorporate e questo ha contribuito a ridurre la percentuale di errori riconducibile a questa categoria.
Quali rimedi si possono adottare?
Le armi che le aziende di stampa hanno a disposizione per prevenire la fornitura di file contaminati da problemi sono molteplici e comprendono sia strumenti didattici sia software adeguati allo scopo. Per strumenti didattici intendiamo sia i documenti tecnici, anche chiamati Capitolati di fornitura, messi a disposizione dei clienti in cui sono descritti i requisiti che i file devono soddisfare, che i cosiddetti whitepaper che in modo più ampio illustrano come impostare correttamente i programmi. Anche dei brevi video, resi disponibili sul sito dello stampatore, che affrontino in varie puntate argomenti teorici sono un valido strumento didattico a cui si possono affiancare anche i webinar che stanno riscuotendo un buon successo, poiché di semplice fruizione anche in modalità differita.
Quando invece si parla di soluzioni software ci riferiamo al preflight, insieme di comandi che consentono l’analisi dettagliata e puntuale di tutti gli elementi di un file sulla base di un insieme personalizzabile di impostazioni. Il preflight può essere eseguito all’interno dei programmi mediante l’installazione di appositi plug-in oppure è reso disponibile come insieme di comandi all’interno di software. Mentre una volta questa cruciale fase del flusso produttivo era eseguita solo sui file PDF, da qualche anno è possibile attivarla anche all’interno di alcuni programmi. InDesign, ad esempio, mette a disposizione la Verifica Preliminare che consente di intercettare già in fase di creazione del file tutti i problemi più comuni già citati. Certo è fondamentale sapere come impostare i parametri e capire i messaggi che il programma restituisce ma non è un compito molto difficile.
L’importanza della cultura
Da quanto detto fino a qui emerge quanto sia difficile per i reparti di prestampa delle aziende grafiche gestire i file dei clienti riuscendo, allo stesso tempo, a soddisfare le esigenze produttive che sono sempre finalizzate a saturare la capacità di stampa delle macchine. È di conforto sapere di poter contare su strumenti software adeguati, che abbiamo visto essere numerosi e diffusi, mentre emerge molto chiaramente un problema di natura culturale. Finché non sarà chiaro a tutti gli operatori della filiera grafica che per lavorare bene è indispensabile che ogni attore svolga il proprio lavoro tenendo in considerazione anche le fasi successive, non ci sono tante speranze di miglioramento. Stupisce alle volte sentire alcuni creativi affermare che è compito dei tecnici mettere a posto i file qualora questi contengano degli errori; in parte siamo d’accordo anche noi, ma è indispensabile che anche i creativi siano a conoscenza di tutto il processo che dovrà subire il lavoro in modo da evitare inutili e dispendiosi avanti e indietro di file. Lavorare a compartimenti stagni, senza sentirsi parte di una filiera non aiuta nessuno e non contribuisce far crescere la cultura del settore.
IL REPARTO PRESTAMPA: COME LAVORA
«La nostra azienda ha un respiro internazionale – ha detto Stefano Oggioni responsabile dell’area prepress di Pozzoli– e opera in vari mercati tra cui quello della cosmesi, del food&beverage oltre a quello storico dell’intrattenimento. Riceviamo dai nostri clienti principalmente file PDF, raramente file nativi prodotti con Illustrator e InDesign, siamo comunque in grado di gestire ogni tipo di dato digitale. Il nostro flusso di lavoro in prestampa prevede che i file prima di essere immessi in lavorazione vengano controllati dal punto di vista della correttezza tecnica e di “struttura”, quest’ultima strettamente legata al tipo di prodotto che deve essere stampato. Per correttezza tecnica intendo tutti quegli elementi che riguardano il contenuto del file, come la risoluzione delle immagini, la presenza di elementi in RGB o con profili ICC non consistenti con l’output richiesto, mentre con “struttura” identifico i controlli che vengono fatti sull’abbondanza, sui pendant, cioè l’accostamento delle aree che si estendono su più elementi che comporranno il packaging finale, sulle dimensioni fisiche “reali” del progetto rispetto a quelle che sono dichiarate in commessa di lavoro e sui livelli che contengono i grafismi delle nobilitazioni da realizzare.
Il programma che utilizziamo per finalizzare i file ricevuti è ArtPro; ogni file che riceviamo dai nostri clienti viene importato all’interno del software e, dopo l’esecuzione dei controlli, vengono fatte tutte le lavorazioni utili a preparare il file per la sua immissione nel workflow Prinergy della Kodak.
Notiamo alcune differenze, alle volte notevoli, nei file rispetto all’area geografica di provenienza. La cosa più evidente è la gestione del colore; in Italia e in Francia i file sono ancora preparati per un output Fogra39, mentre l’area della Germania e, più in generale tutti i Paesi del Nord Europa forniscono file già finalizzati per il Fogra51. Per noi questo non costituisce un problema in quanto siamo attrezzato con delle soluzioni software in grado di fare il repurposing sui file in modo da ottenere conversioni corrette rispetto all’output richiesto. Certo è che questa differenza la dice lunga sul grado di adozione delle norme ISO in alcuni Paesi che hanno tempi più lunghi di aggiornamento rispetto ad altri.
Rispetto agli anni passati devo riconoscere, a malincuore, che non c’è stato un miglioramento nella fornitura dei file soprattutto quando provengono da alcune aree geografiche specifiche. Continuiamo a ricevere file con basse risoluzioni e elementi RGB privi di profilo ICC, oppure rileviamo profili ICC completamente inconsistenti rispetto all’output richiesto. Quello che però colpisce di più sono gli errori che prima ho definito di struttura, quelli che mostrano chiaramente una mancanza di cultura grafica di base.
Alle volte sembra che il lavoro sia stato eseguito da grafici non professionisti e che mancando di nozioni tecniche adeguate, riescono a produrre file impossibili da stampare.
La vocazione della nostra azienda è quella di dare un servizio completo al cliente, per cui al nostro interno lavorano operatori qualificati in grado di risolvere i problemi, questo è un valore aggiunto che di contro oltre a costituire un aggravio in termini economici, comporta spesso dei rallentamenti nel flusso di lavoro.
Da ultimo vorrei sottolineare il fatto che noi forniamo sempre ai nostri clienti delle specifiche di fornitura dei file; che costituiscono più che altro un insieme di regole da seguire nel salvataggio del dato digitale. Specificano quindi i formati file e le versioni accettate, le risoluzioni consigliate per le immagini, i profili ICC ammessi e la dimensione dell’abbondanza. Mentre per i clienti che ce ne fanno richiesta, forniamo un supporto tecnico telefonico e una guida dettagliata che aiuta il grafico nell’esecuzione dei principali interventi da eseguire sui file durante tutto l’iter lavorativo».
