Tenere sotto controllo preventivi, costi, pagamenti. Conoscere da subito i profitti e le marginalità di guadagno nette, sapere in tempo reale quanto si guadagna su una commessa, se si va in pareggio o si perdono dei soldi è molto importante al giorno d’oggi.
La frenesia dei clienti obbliga tutti, compresi gli stampatori digitali, a dotarsi di tecnologie informatiche di stampa e prestampa aggiornate alle esigenze, alle mode, e ai tempi di produzione e consegna dello stampato richiesti dal mercato in continua trasformazione.
Tutti utilizziamo un computer e dei software per fare preventivi, fatture ecc. Per evitare malintesi sull’argomento, dividiamo i software utilizzati nelle aziende grafiche in tre categorie: foglio di calcolo (Excel o simili); soluzioni software richieste a una software house e personalizzati per ogni cliente per la preventivazioni, fatturazioni, ecc. (mediamente non aggiornati all’evoluzione del mercato); e software specifici progettati da aziende specializzate che li aggiornano periodicamente.
Indipendentemente dalla facilità o complessità dello strumento software utilizzato e di conseguenza il costo di acquisto, di noleggio e di mantenimento, confrontando i preventivi realizzati da alcune aziende di stampa digitale, emerge che la media degli utenti in tutte e tre le categorie non sfrutta le differenti potenzialità di questi strumenti.
La maggioranza delle aziende si limita all’utilizzo per realizzare il preventivo, trasformarlo in una Commessa (ordine interno) e alla fatturazione.
Solo alcuni stampatori digitali hanno compreso l’importanza di avere un sistema integrato che accompagni il lavoro dalla preventivazione, al controllo dei tempi e alla gestione dei materiali utilizzati (carico e scarico del magazzino), fino alla bollettazione e fatturazione con conseguente contabilità, pagamenti, insoluti ecc.
Abbiamo preso qui in considerazione due software professionali, specifici per il settore delle arti grafiche, fruibili tramite delle implementazioni e personalizzazioni anche nel wide format, proposti da due software house italiane, DPS ed Edigit.
Non si intende fare un confronto su due software, PrinTrace di DPS ed E-digital di Edigit, ma far conoscere i vantaggi operativi e di controllo della produzione utilizzandoli correttamente.
Quale che sia il software utilizzato è importante stabilire della regole precise per impostare un preventivo che, è bene sottolineare, nel wide format non è facile a causa di molte variabili:
- Tecnologie di produttori differenti tra loro
- Svariate caratteristiche tecniche di ogni singola stampante
- Formati di stampa differenti
- Innumerevoli formati di stampa richiesti dal cliente
- Tipologie di inchiostri molto differenti tra loro (solvente, UV, latex, ecologici ecc.)
- Innumerevoli combinazioni di inchiostri da utilizzare in base alla tipologia di substrato abbinando il costo preventivato (C,M,Y,K, aggiunta di Ciano e Magenta light, o del bianco coprente e della vernice trasparente)
- Tipologie dei substrati (plastica, PVC, microforato, legno, vetro, metallo, marmo ecc.)
- Differenti spessori dei substrati.
La proposta DPS
Di seguito elenchiamo alcune operazioni indispensabili per realizzare un preventivo, utilizzando PrinTrace. I primi passi sono: selezionare l’anagrafica del cliente, impostare o richiamare i sui riferimenti e immediatamente si verifica il fido e l’eventuale scoperto.
Si selezionano le lavorazioni già esistenti nell’elenco o se ne creano di nuove tramite gli aggregati, si pianificano prezzi, scontistiche ecc.
Nelle varie maschere i campi colorati in rosso vanno compilati obbligatoriamente mentre i restanti campi sono per le lavorazioni accessorie. Osservando le immagini si possono trovare spunti sulle operazioni da attuare, evitando noiose descrizioni in merito alle varie esigenze operative:
- Maschera generale preventivi, sconti, pagamenti ecc.
- Preventivatore di adesivi e adesivi applicati su pannelli
- Preventivatore per stampa diretta su pannelli
- Preventivatore per banner
- Preventivatore per stampa carta grande formato
- Si procede alla gestione della commessa, fanno parte di essa tutti i job che sono stati ordinati dal cliente.
Ogni job può essere assegnato agli operatori o ai reparti.
Pianificazione della stampa – Assegnazione lavoro agli operatori
La lista degli ordini permette di monitorare tutti i job. Questi possono essere assegnati ai reparti e agli operatori in modo da essere a conoscenza delle date di consegna che sono pianificate e riordinate in base agli impegni assunti da chi amministra il sistema, che può impostare delle date di consegna tassative.
- L’operatore assegnatario di un job, può cambiare lo stato, metterlo in pausa, spostarlo per le operazioni successive in altri reparti, solo quando avrà terminato il suo lavoro.
Consumo materiali – Gestione magazzino (carico e scarico)
Tutti i materiali utilizzati per ogni lavorazione vengono aggiornati e rimossi dal magazzino, tenendo conto del consumo e dello scarto percentuale. Registrando tutto quello che serve per la produzione iniziando la registrazione al ricevimento della merce in modo da tenerne traccia contabile nei consumi per le lavorazione nei reparti, e per l’approvigionamento.
È possibile gestire anche gli ordini dei materiali da acquistare indicando le date di consegne.
Per effettuare l’acquisto si posizionano i materiali nel carrello generando l’ordine che va direttamente al fornitore. Si possono automaticamente generare delle statistiche di acquisto e di consumo del materiale suddivise per fornitore, per tipologie, scadenziate per mese, ecc..
Gestione degli scarti di materiale
PrinTrace calcola automaticamente gli scarti percentuali e ne tiene conto nella gestione dei costi e del magazzino. Ogni qualvolta che verrà aggiornato l’inventario, il software tiene conto delle lavorazioni effettuate, della merce ordinata e della giacenza prevista e calcolerà il nuovo scarto di materiale.
La proposta Edigit
Edigit fa tesoro dell’esperienza accumulata nei vari comparti stampa «tradizionali», riuscendo a coniugare la capacità di analisi con le sempre maggiori esigenze degli utenti, proponendo varie soluzioni. E-Digital, soddisfa le esigenze delle aziende che stampano in digitale sul grande formato.
Il software consente di tenere sotto controllo e di gestire tutti i processi produttivi, dalla stesura del preventivo e lo sviluppo successivo della commessa, la verifica dei materiabili disponibili a magazzino (anche tramite barcode), degli ordini da inviare ai fornitori per all’approvvigionamento delle materie prime. Attivata la commessa, si controlla l’avanzamento della produzione che coinvolge la registrazione dei tempi e di eventuali costi anche non preventivati per la consuntivazione. È possibile impostare e gestire le lavorazioni esterne, la programmazione del commerciale, effettuare la gestione amministrativa e contabile.
Modulo preventivi
Si generano i preventivi utilizzando dei listini o consultando lo storico aziendale. Ogni icona che identifica il listino è associabile a uno o più clienti con le relative percentuali di sconto o ricarico, configurandoli a seconda del formato del lavoro e della quantità ordinata, seguendo le indicazioni sul prezzo unitario o fisso. Le esigenze del preventivo richiedono innumerevoli elaborazioni per le varianti di quantità, i differenti formato, la tipologia dei colori ecc., che il software gestisce con una buona quantità di automazioni inerenti alla stampa dell’offerta e della conferma d’ordine.
Commessa e avanzamento della produzione
Ottenuta l’approvazione del preventivo si genera in automatico la commessa che contiene tutte le informazioni necessarie per il follow-up operativo, che comprende le indicazioni dei materiali da utilizzare, la previsione dei consumi, la pianificazione delle ore di lavoro, suddivise per ogni fase di lavorazione. In base ai dati presenti sulla commessa, utilizzando un apposito modulo, è possibile controllare l’avanzamento della produzione.
Raccolta dati automatica con time Web anche tramite barcode
Il sistema consente la raccolta dei dati della commessa, visualizza le fasi operative svolte, eventuali fermi della lavorazione in ciascuna fase tramite il modulo Time WEB, utilizzabile tramite un browser, da ogni singolo operatore o dall’area operativa di competenza alla lavorazione assegnata.
Il modulo, operando tramite il browser, funziona con i sistemi operativi Windows, Mac OSX, Unix. In tempo reale tramite la rilevazione dei tempi, è possibile elaborare automaticamente il consuntivo di ogni singola commessa.
Bolle e Fatture
Completato il lavoro è possibile ottenere in automatica la bolla e la fattura, relativa ai clienti e alle commesse, pianificando, per evitare fatture di piccoli importi, dei raggruppamenti in un periodo specifico. Ogni commessa fatturata è contrassegnata, allo scopo di poter estrarre un rapporto statistico di fatturazione (filtrato per cliente/commessa), relativo a un determinato periodo (settimanale, mensile…). I dati gestionali si possono esportare in vari formati, per facilitare l’elaborazione da parte del cliente che magari utilizza software come Excel. I dati esportati possono essere facilmente integrati ad altri programmi software presenti in azienda.
Archiviazione dei file
Allo scopo di archiviare i file stampati per ristampe successive. attraverso una semplice interfaccia, è possibile archiviare qualsiasi file inviato dal cliente, e rintracciarlo facilmente, ovviamente se l’operatore segue le regole essenziali per la conservazione dei file in archivio digitale.
Installazione e consultazione tramite il software
L’installazione del software avviene direttamente sui PC dell’azienda. Utilizzando delle APP è possibile consultare e operare in remoto direttamente sul software interfacciandosi solo in alcune parti delle procedure (CRM, avanzamento commesse, controllo dati contabili dei clienti). Utilizzando i tablet, se autorizzati, è possibile operare direttamente sul software in remote desktop.
DPS: i punti di forza
DPS Soluzioni Informatiche è una software house impegnata da anni nella creazione di software personalizzati. Oltre a PrinTrace – il gestionale dedicato alle tipografie e service di stampa digitale che si occupa di tutto il business «dal preventivo alla contabilità» sono di DPS software per i settori: automotive, assicurativo, immobiliare oltre che software creati ad-hoc, attività di marketing, SEO e corsi di formazione.
I due punti di forza di PrinTrace
La scelta di sviluppare un software in cloud che non richiede l’installazione sugli hard disk dei computer aziendali, permette al cliente di poter accedere dovunque si trovi, e collegarsi con qualsiasi dispositivo (PC, MAC, tablet e smartphone).
La scelta di un metodo di vendita diretta sul cliente prevede: l’assenza di moduli per i vari comparti produttivi in base alle differenti esigenze delle aziende grafiche (il software è completo e va bene per tutti), un solo costo di licenza d’uso e un solo canone per il cloud. Nel canone sono compresi gli aggiornamenti software e l’assistenza.
Edigit: i punti di forza
La storia di Edigit inizia negli anni ‘80. È una software house tutta italiana con due divisioni commerciali; una solo per i clienti nazionali, e una internazionale per Spagna, Svizzera, Emirati Arabi Uniti e Australia. I software coprono varie arre produttive; Edigit 64 (Light, Professional, Gold), UT Light, UT Professional, UT Gold, UT Post Press (Legatorie), UT Serigrafia.
Cosa contraddistingue E-Digital
• Dato analitico con pochi click.
Con una buona fase di start up è possibile configurare dei prodotti predefiniti (roll up, espositori…) in modo tale da poter utilizzare dei modelli standard per la realizzazione del preventivo e allo stesso tempo ottenere un’analisi precisa di costi/prezzi di vendita.
• Gestione semplificata di diverse tipologie di lavorazioni.
Con la gestione di più prodotti in un progetto, c’è la possibilità di generare dei KIT di diverse tipologie di prodotto. Si possono gestire diverse tipologie di stampa (a rotolo, a foglio) sullo stesso KIT o addirittura sullo stesso prodotto, anche le finiture digitali di grande formato come l’occhiellatura o il rinforzo perimetrale sono gestite in modo semplice con pochi click.
