Dotarsi di un flusso di lavoro integrato che porta all’automazione nella prestampa e comprende diverse attività che solitamente prevedono l’intervento umano è oggi imprescindibile. A tutto vantaggio della cura del cliente, della qualità e del business.
Il mondo della stampa digitale è stato analizzato in lungo e in largo soprattutto per quanto riguarda la seconda parte del concetto: quella «stampa digitale» di cui abbiamo appreso le tecnologie, le peculiarità tecniche, il posizionamento sul mercato, la nascita di business altrimenti impraticabili come le piccole tirature e l’on demand. Adesso occorre concentrarsi sull’altra parte della barricata: quel mondo che è sempre più digitalizzato, dove governare i dati è diventato di vitale importanza in qualsiasi settore. Per sfruttare nel modo migliore le opportunità di questo mondo occorre comprenderne la logica, che si basa su un concetto semplice, ma potentissimo: il flusso di dati. Ogni volta che premiamo il tasto invio su uno dei nostri dispositivi trasmettiamo informazioni a qualche altro dispositivo che dovrà interpretarle, gestirle e probabilmente inviarle a sua volta.
Questo flusso di informazioni è il meccanismo di fondo di ogni operazione nel mondo digitale. La tecnica che permette il continuo dialogo tra dispositivi è la metadatazione, cioè la marcatura delle informazioni in modo tale che si possa ottenere il dato richiesto condividendo la sintassi del linguaggio che veicola le informazioni. In pratica i metadati non sono altro che un sistema di dati conosciuto e condiviso che permette di gestire altri dati sconosciuti e da condividere. Benché possa sembrare una cosa da informatici, in realtà i metadati sono utilizzati dall’uomo probabilmente da sempre. Basti pensare a quando cerchiamo un prodotto al supermercato. Per essere certi di comprare un Chianti non abbiamo bisogno di aprire tutte le bottiglie e assaggiare il contenuto, andiamo sul sicuro leggendo le etichette (metadati) che riportano il tipo di contenuto (dati) sulla base di un sistema di etichettatura (linguaggio), condiviso e conosciuto da tutti noi (dispositivi).
Il procedimento è esattamente lo stesso anche nel mondo digitale, ed è ben riconoscibile guardando la sintassi di uno dei più popolari linguaggi utilizzati per veicolare le informazioni matadatate: l’XML (Extensible Mark-up Language). Proprio come avviene per i prodotti di un supermercato a ogni informazione viene assegnata un’etichetta.
In questa ottica possiamo davvero aggiornare la celebre frase di Archimede. Se la leva è un concetto base per il mondo fisico perché permette di gestire qualsiasi peso, il metadato lo è per il mondo digitale, perché in grado di gestire e veicolare immensi volumi di informazioni, basti pensare alle indicizzazioni che permettono le ricerche sul web.
I metadati nei flussi di lavoro
In effetti è così che può essere inteso il nostro lavoro quotidiano: dal ricevimento dell’ordine alla sua consegna, passando dall’amministrazione alla prestampa, dal reparto di confezione al reparto logistico, è tutto un susseguirsi di passaggi in cui vengono trasmesse delle informazioni. In questo articolo mi preme focalizzare il punto sul reparto di Prestampa, che più di ogni altro si trova nel mezzo del mare, caricato di informazioni indispensabili al proprio compito, ma nello stesso tempo appesantito da esse nello svolgere le mansioni di prestampa classiche, che sono legate ai file da portare in stampa in tempi sempre più stretti costi quel che costi. Anche la commessa più banale si porta dietro una decina di informazioni da gestire. Poniamo il caso di un semplicissimo ordinativo di 100 biglietti da visita: quantità, tipo di carta, colore, data di consegna, indirizzo, ragione sociale di fatturazione, formato, tipo di stampa, eventuali nobilitazioni, ecc… sono tutte informazioni accessorie rispetto ai file, ma indispensabili per il loro trattamento. Poi arriva il file, che non è altro che un ulteriore insieme di dati da gestire: dalla ricezione all’archiviazione e attribuzione a un cliente e a una commessa, al recupero delle informazioni per il tipo di lavorazione da eseguire, ecc… In seguito ci sono le operazioni tecniche di prestampa vera e propria, dal preflight alla normalizzazione del layout di pagina e dello spazio colore, dalle font alle abbondanze… e chissà, magari, anche una creazione del PDF da formati nativi (succede ancora…). Successivamente occorre eseguire un’imposizione, che varia a seconda della macchina più idonea al prodotto richiesto e alla disponibilità produttiva. È necessario, anche, che molte di queste informazioni passino al reparto di stampa, per far sì che gli operatori compilino i job ticket delle periferiche con i dati corretti per quanto riguarda il tipo di carta, il numero di copie e il tipo di fascicolazioni. E altri tipi di informazioni devono essere passati al reparto confezione per procedere al taglio e alla confezione. Infine, altre informazioni serviranno al reparto logistico e amministrativo.
Tutte queste sequenze evidenziano come il lavoro di prestampa sia composto da operazioni, spesso ripetitive, a volte piccole, che richiedono del tempo e un continuo passaggio di informazioni tra operatori e tra reparti. Un insieme che è da considerarsi come un corpus unico di dati che si deve gestire per decine e decine di volte al giorno almeno, dal momento che «dar da mangiare» a macchine con performance di migliaia di fogli/ora, i cui piani di ammortamento danno ormai per scontato due turni di lavoro, con lavori dalle tirature sempre più corte e i margini di guadagno sempre più asfittici può diventare ansiogeno se non viene affrontato nel modo giusto da chi è adibito al «foraggiamento» delle stesse.
La svolta avviene quando ci si dota di software in grado di gestire in maniera strutturata queste informazioni, garantendo così un flusso di dati (file) e di metadati (informazioni commessa) corretto e tempestivo in ogni reparto e a ogni operatore. La parola chiave è integrazione. Quando si inizia a ragionare sotto questa ottica la gestione delle informazioni dall’essere un problema diventa la risorsa.
La prestampa analogica e la prestampa integrata
Una prestampa analogica, cioè che non gestisce un flusso, compie queste operazioni utilizzando i computer come se fossero delle isole su cui portare ogni volta i file e le informazioni commessa necessarie. Questi dati arrivano nei modi più svariati: via mail, via web o su supporti fisici per quanto riguarda i file e attraverso schede cartacee, informazioni orali, schermate di gestionali da visualizzare per quanto riguarda le informazioni commessa. A volte poi, l’operatore si avvantaggia con delle automazioni fatte di azioni correttive da applicare sui file, azioni che possono essere condivise o meno con i colleghi, o con delle elaborazioni compilate in una hot folder in rete da utilizzare caricandogli e scaricandogli i file a mano. In questo ambiente ogni operatore in pratica opera in maniera individuale, avvalendosi delle proprie competenze e condividendo, a volte sì a volte no, le proprie soluzioni e le proprie procedure tecniche. Di solito, avviene che i lavori più complicati spettino all’operatore più bravo, il quale fa prima a svolgerli che a delegarli, dal momento che formare i colleghi richiede impegno e, soprattutto, tempo. Inoltre, in questa situazione tutto ciò che non è il file diventa una complicazione da gestire, arrivando a volte a essere una «distrazione» che mette a repentaglio la corretta esecuzione dei compiti di prestampa. L’integrazione in questi casi è fatta, per così dire, a mano dagli operatori «ognuno come gli va» (citando Lucio Dalla). Allora perché non far di necessità virtù? Perché non far diventare quelle informazioni i metadati in grado di governare i file? Ed è proprio come opera una prestampa integrata. Dotandosi di una piattaforma software dedicata ecco che si possono progettare flussi di lavoro in cui i file vengono portati sull’interfaccia dell’operatore insieme alle relative informazioni commessa strutturate e complete; preoccupandosi magari anche dell’associazione in automatico dei file alla relativa commessa o preoccupandosi di scaricarli da repository remoti via ftp. La montagna è andata da Maometto per così dire. In questo ambiente l’operatore avrà a disposizione tutti i dati tecnici e gestionali per prendere decisioni e impostare il proprio lavoro. Il sistema eseguirà le operazioni di correzione, color management, imposizione e notifica che l’operatore vorrà eseguire. Ogni opzione impostata dall’operatore o presente nei dati commessa diventerà un metadato che guiderà i file nel prosieguo della produzione. A punto metallico quello che è stato ordinato a punto metallico, a filo refe quello che è stato ordinato a filo refe per intenderci semplificando. Quelle operazioni citate precedentemente verranno svolte velocemente perché veloce potrà essere la decisione, senza contare che alcune di queste verranno eseguite in automatico senza l’intervento dell’operatore. Calcoli come il numero di fogli macchina sulla base della resa, la scelta della macchina più adatta, la verifica della corrispondenza file/commessa, la conversione colore più indicata, la compilazione dei job ticket sulle consolle delle stampanti o la stampa delle etichette di spedizione saranno tutte operazioni da cui gli operatori saranno sollevati. A loro spetterà il compito di governare e pilotare il sistema, controllare la qualità del lavoro e la cura del cliente.
Una nuova funzione: il data-entry
In questa nuova logica integrata l’informazione è un bene prezioso. L’operazione che in gergo si chiama data entry diventa di vitale importanza per tutta l’azienda, perché permette di inserire a sistema tutte le informazioni che servono alla gestione delle commesse. Maggiore sarà la precisione e la completezza dei dati inseriti, maggiore sarà la velocità e l’esattezza delle operazioni eseguite dal sistema stesso e dagli operatori, e minori saranno anche i possibili errori umani di trascrizione o distrazione e gli stop dovuti alla mancanza di informazioni indispensabili.
Una mansione, quella del data-entry, a cui si dà troppa poca importanza, ma che in un mondo digitale si dimostra essere il turbo di un’azienda. Non mi stupirei se il data-entry diventasse una vera e propria professionalità anche nel nostro settore, dal momento che per strutturarlo in maniera ottimale bisogna conoscere tutto il ciclo produttivo dell’azienda e avere competenze trasversali. Una sorta di responsabile di produzione in nuce.
Il nuovo operatore della prestampa
L’operatore analogico svolgeva il proprio compito isolato, mettendo in pratica di volta in volta la propria competenza sui file alla luce dei dati commessa, svolgendo il proprio compito per così dire a mano. L’operatore integrato mette la propria competenza al servizio del flusso di lavoro, passando procedure e metodi alla configurazione del sistema in modo da uniformare per tutto il reparto le procedure e le modalità di intervento sui file. Le informazioni prima erano una variabile spesso impazzita, mai sotto il controllo dell’operatore, che doveva sperare in una loro completezza senza la quale il lavoro sarebbe proceduto a singhiozzo complicando ulteriormente la gestione complessiva del lavoro. Adesso le informazioni sono gestite come un bene prezioso attraverso il data entry, arrivano strutturate e complete direttamente sulla work station, un sistema di log e notifiche permette anche un alto livello di informazione su eventuali disguidi o incompletezze. L’operatore può dedicarsi al proprio lavoro avvalendosi di un sistema che gli mette a disposizione una consolle di controllo che soddisfa esattamente la sua esigenza lavorativa: poter gestire come un corpus unico file e informazioni commessa.
Conclusioni
In linea di massima tutto questo discorso rientra nel piano Industria 4.0, ma è abbastanza disarmante apprendere che il piano all’inizio coinvolgesse solo macchine, ferri, hardware. Ora è stato allargato agli investimenti in software anche se vincolati comunque all’acquisto di hardware. È vero che il piano serve a incentivare gli acquisti, ma è preoccupante che si pensi ancora che i software siano degli optional. D’altronde tutto ciò fa da specchio alla realtà del Paese, dove aziende che spendono centinaia di migliaia di euro in macchinari poi frenano di fronte a qualche migliaia di euro di software, senza capire che saranno proprio quel migliaio di euro di software a fargli fruttare l’investimento di centinaia di migliaia di euro in macchine. Non è sempre così chiaramente, anzi, nel nostro settore questa logica è stata sfruttata molto bene dai grandi portali web to print, che hanno costruito il loro business sui software prima ancora che sulle macchine. Stiamo parlando di realtà industriali incentrate sull’automazione e su una forte standardizzazione dei prodotti, ma è una logica che può portare grandi benefici anche alle piccole e medie aziende di cui è costellato il nostro Paese. Introdurre in azienda un flusso di lavoro che permette di risparmiare e normalizzare i processi aziendali, introducendo delle automazioni lì dove le procedure lo permettono e liberando gli operatori da compiti ripetitivi a tutto vantaggio della cura del cliente e della cura della qualità, non può che giovare al proprio business. Basterebbe calcolare il tempo di ogni operazione citata, moltiplicato per il numero di commesse giornaliere, per vedere i pochi minuti di ogni singola procedura diventare ore. Il calcolo del rendimento del capitale investito da un’azienda per apportare questi miglioramenti gestionali (ROI) parla di centinaia e centinaia di ore all’anno.
Mi piace concludere citando la stampa offset perché se tutto ciò che è stato detto lo si è detto prendendo ad esempio la stampa digitale è stato solo per comodità espositiva. Il discorso vale per tutti i tipi di stampa. Cambia solo l’output in un flusso che invece di compilare un job ticket di una stampante digitale definirà, ad esempio nell’offset, l’apertura dei calamai sulla base delle coperture di stampa calcolate da un Rip. Il motivo è semplice: fanno tutte parte del mondo della stampa nell’era digitale.
